冶金企业实施ERP时关于备件料号和定额编制

方可良    117000    本钢设备部 

摘 要 冶金企业的备件管理具有种类多、用量大，其消耗资金占设备检修维护费用比例高的特点，所以加强备件管控是设备管理的重点和难点。在企业推行和实施ERP信息化系统过程中，就如何做好备件管理的两项基础管理，即备件料号编制和定额编制问题进行探讨和实践。

关键词 备件管理 ERP系统备件料号 定额编制

1概述

1.1 冶金企业备件管理的特点

冶金企业设备种类繁多，构造复杂，自动化程度高，工作环境恶劣，决定了备件材料消耗量比其他工业行业要大得多。备件品种多、用量大、购置、制造和储备等工作量也很大，根据2006全国钢铁产量前五位的钢铁企业检修费用的统计资料，其中备件的消耗资金占设备检修费用的60－70％以上，所以说备件管控是设备管理的重点。

要做到备件适时适量的供应,对于以前的传统管理方式是一件难事,但随着信息技术的发展以及ERP系统的实施,为备件的科学经济管控提供了有利的技术支持。

1.2 ERP系统的介绍

ERP（企业资源管理计划）—Enterprise Resources Plannig，是在先进的企业管理思想的基础上，应用信息技术实现对整个企业资源的一体化管理。ERP是一种可以提供跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统。它在企业资源最优化配置的前提下，整合企业内部主要或所有的经营活动，包括财务会计、管理会计、生产计划及管理、物料管理、销售与分销等主要功能模块，以达到效率化经营的目标。

根据本钢ERP信息系统的实施,我们针对物料管控系统,特别是备件管理的参与体验,就备件料号编码和备件定额编制等方面问题,与大家商榷共享。

2 备件料号编码

2.1 ERP系统备件料号的编码原则

（1）简单性原则，备件料号的目的在于将物资种类化繁为简，便于管理。但不是越简单越好，而是在分类和扩展的原则下越简单越好。最开始我们将备件料号的大类分为49类 ，但是在编制过程中发现类别太细，反而不利于管理，最后定稿时只剩下19大类。
 （2）分类性原则，对于种类繁多的物料必须按一定的标准分成不同的类别，使同一类物资在某一方面具有相同或相近的性质，这样便于管理和查询。
 （3）扩展性原则，对现在物资分类时，还必须对未来可能出现的物资进行考虑，有必要在现有的分类的基础上留有足够的空位，便于未来穿插新物料。所以随着本企业改造项目的相继竣工投产，我们备件料号也预留了拓展的余地。
 （4）完整性原则，编码时，必须对现有的所有物料都进行分类和编码，不能遗漏。
 （5）一贯性原则，在进行编码时，所采用的方法要一直使用下去，中途不得更改。我们在编制时责成专人负责相关类别，并相对固定；每形成一条规则都得到记录和沿袭。
 （6）易记性原则，编码时，最好采用一些通常使用的、方便记忆的、富有某一特定意义的字母符号和数字的组合，这样便于记忆。例如，通用机械类的备件料号代码是TY,电气类的代码是DQ。

2.2 物料编码操作步骤

（1）成立编码小组，根据编码工作需要，可以从公司各部门抽出专人组成编码小组；并指定编码小组组长、其职责是负责整个编码工作。某钢铁公司在编制备件料号时还返聘了退休的各厂矿备件计划员参与，他们对专业备件非常熟悉。
 （2）搜集现有物料的所有种类和型号，以及相关技术资料。
 （3）将搜集的物料种类进行整理分类，确定出大、中、小类及位数和代号；并预测未来可能出现的新类别，需留一定的空位以便未来穿插。
 （4）制定出科学合理的编码原则。
 （5）对现有物料进行全部编码，并编制出编码对照明细表。
 （6）制定物料编码管理办法。

2.3 本钢备件料号的编制概况

本钢现行备件料号分为19大类，即大类－中类－小类－小类－四位流水号，共12位，现有备件料号21.5万条记录。一个小类的备件料号容量是10000条。系统运行以来，从检索查询和屏幕显示来看，中类和小类的分类数量不宜超过30种，每一小类的号段在2000以下是比较好的选择。

同时我们注意到，在专业备件料号类分属中，中类和小类不宜过细；例如，在动力设备中锅炉设备的小类，就不宜进行过细分类，因为锅炉设备是大量的管排等，如果中小类属过细的话，会造成小类内的内容过少，有的只用几十条甚至几条。这既不便于人的查阅习惯，而又浪费了号段资源。

对于一个800万吨产量的钢铁企业曾经做过一个粗略统计，设备定址码为4万条，部件编码为20万条，零件编码大约有400万条，备件料号大约有30万条，经常使用的备件大约有6万多种。所以这些数据，为我们编制备件料号提供了良好地依据。

2.4 ERP系统备件料号编制容易出现的几个问题及对策

（1）备件料号的编制依照，有标准规格型号的纳入通用机械、电气、计算机、液压和仪表等大类编制备件料号；专业设备纳入专业大类编制备件料号，如动力设备、炼铁设备等。但是也有如联轴器、螺栓等如果没有型号规格参数，而有图号等均编入关联设备所属的大类。

（2）通用化的问题,近年来由于技术垄断的原因,个别企业不能完全遵守国家统一的标准。各企业都制定了自己的设备规格型号标注体系，造成同一产品，不同型号，对于ERP系统的备件料号，就会出现若干物料号。我们曾经统计过，各制造商对于电气设备中的断路器，就有如空气开关等8种名称。还有的工业泵制造商，本来采用了国标编制的规格型号，但是又在前面标注了制造商的拼音字头或品牌的字头。就此，我们进行了相关规定，通用件必须采用国家标准的进行标注，产品名称也尽力规范，如空气开关等均以断路器的统一名称录入系统。

（3）进口备件编码问题，由于知识产权和市场垄断等原因，进口设备备件供货商基本上只是标注产品的简易型号，主要参数不明示，仅提供一个采购用序列号或订货号。我们编制备件料号时，都进行如表1的标注。

表1 备件料号标注范例

（4）轴承编码问题，轴承型号国内以前一直采用老标准，近几年才开始使用世界通用标准来编制轴承型号。在使用中就存在新旧标准转换的问题，我们就新旧标准同时标注，其中旧标注型号用括弧表示。例如：双列调心球面滚子轴承，型号标注为22315CA/W33(53615K)。

（5）专用设备备件编码出现的问题，例如铁路车辆和矿山汽车中的电器件和仪表件，由于这些专用设备是专业厂制造或进口，备件多属于专用备件，制造商在提供产品的易损件目录明细中，基本上都只给一个产品编号。这样电器和仪表备件，都列入所属设备大类中的单列的电气或仪表备件小类进行编码，而不单独编入电气和仪表等通用类的备件料号编码系列。

（6）修复备件的编码原则，由于修复备件是降低设备检修费用的一种简单有效途径。可以修复的备件建议由专业部门管理，而不是在采购部门实施。建议修复备件不编制备件料号；签定合同时，采用新制备件料号即可。不然，就会出现一个备件因修复部位不同而增加多条备件料号的现象。

3 ERP实施中备件定额编制应考虑的问题

3.1备件定额的基本观点

备件定额制定要以设备维修使用情况、企业流动资金情况和经济订货量的三个方面要求进行编制合理的储备定额和消耗定额。备件定额的量化形式有数量和资金两种表示形式。

ERP系统大量基础数据的支撑，为科学合理编制备件定额提供了可能，首先要完善ERP系统的基础数据，合理编制设备定址码，部件码和零件码；但是，不是所有的零件都列入备件管理。列入备件管理的零件，要添全装机量等的相关管理参数，并与备件料号一一对应。

现在ERP在编制定额时，一定要有一套好的备件料号编码规则和一个比较好的备件料号资源，尽量减少重号错号等现象。我们曾对多家企业的备件料号编制情况进行调查，第一次的编码错误占总数5-8%左右，重号的占5%。某钢企曾经对备件料号的编制重复了三次。按此比例推算，有近10%多的备件料号有问题，相对应的增加1/20的储备量。

3.2定额管控的重点

图1是某钢铁企业的备件库存情况分析饼状图，可以看出这一企业通用性备件所占库存的资金比例较大，其中通用机械、电气、液压、仪表和计算机等通用性备件占库存资金的57％，而其他专业备件只占43％。我们可以根据ABC分类管理原则，进行重点管理。所以编制定额的起点和重点都可以放在这部分。对于降低库存，合理储备都有现实意义。

另外，在制定储备定额时，也要有灵活性。例如对大型冶金企业，现代设备都实现了自动化智能化，其控制核心是一些计算机数据板。如果损坏可能造成全线停产，但电子技术的日新月异，有些数据板在一段时间后就不再生产，其升级产品可能对其他硬件又有新要求，而不能适用。所以这样的备件可以参照事故件的管理应作适量储备。

3.3备件管理的PDCA循环

强化备件的全过程管理，从计划到使用，要加强中央库的管控和机旁库的异动管理。我们在调研中注意到在满足备件订货确保供应的条件下，一些企业制定了备件到货90天，必须出库上机使用的规定；对于备件计划命中率低于85％（第一年）的，每低于1个百分点都进行大额度考核。使备件管理过程进入一个PDCA的闭环系统。备件的领出上机使用，必须通过机旁库的异动确认，与设备检修工作任务单相衔接。最后进入报支动作，构成该设备的检修费用。通过此环节，避免了备件的丢失和故意多领出并弃用的现象。系统环节的阳光运作，使备件计划管理等逐渐理顺，减少新库存的沉淀。

3.4 建立战略合作伙伴关系，彰显大物流轮廓

通过一些积极的采购模式如零库存和超市等方式，一年签订一次合同，形成战略合作伙伴关系，使一些备件供货商愿意和敢于为我们提供备件库存支持。运用备件寿命周期价格方式，也使供货商舍得经济技术的投入开发一些新产品，以达到最终双赢的目的。

我们也注意到对于一些大企业，其采购物流系统也是一种资源，不仅对本企业，同时也对于周边企业提供仓储服务，用集团化的批量采购来降成本，扩大服务群体。对有些备件，其定额的意义就不大了，彰显了大采购、大物流轮廓。

根据ERP数据的逐年积累，我们就会制定出尽量科学合理的备件定额。而这种数据积累编制的定额才最有实际指导作用。通过ERP系统资源整合与共享，也是效率化经营的最好体现 。

备件管理是设备管理的重点与难点，备件管理的核心是计划管理，还有采购仓储和请购点的确定等等环节。本文重点关注的是ERP系统中备件料号的编制，以及备件定额制定的相关问题的商榷。